Santa Anita: Encuesta alcaldía 2014

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1.CONCEPTO :
El Flujograma es una técnica analítica que representa gráficamente y en forma clara, lógica y concisa, el desembolvimiento secuencial de un sistema, un proceso administrativo, un elemento de ese proceso, las labores de las personas y máquinas, cualquier actividad, tarea y operación, seguimiento del destino de algún producto, y cualquier aspecto informativo efectuado a través de documentos, opiniones, etc., que ocurren en una empresa, mediante, el Flujograma es una combinación de técnica y arte y, un medio eficiente para analizar las operaciones complejas que no pueden lograrse fácilmente mediante narraciones detalladas.
El Flujograma permite apreciar visualmente el recorrido de una información verbal o escrita, desde su origen hasta completar un objetivo o simplemente para captar el flujo informativo o etapas más importantes de un sistema, por eso se dice que, el Flujograma es un mapa del área de trabajo inyolucrado ya que muestra entre otros aspectos, los transportes, inspecciones, descansos, almacenaje, ejecución de labores, etc. que ocurren durante el proceso; por consiguiente es básicamente un instrumento de ayuda en la revisión de los controles internos.

2.PROPOSITOS :
a.Asistir al Auditor en el relevamiento y evaluación de los sistemas de control interno financiero-administrativo.
b.Expresar claramente y en una forma fácil de comprender, el recorrido y procesamiento de los documentos y operaciones, con el fin de facilitar el conocimiento de los procedimientos efectuados por la empresa, determinar operaciones inútiles e irregulares, detectar duplicidad de trabajo y deficiencias de control interno en general; también da oportunidad de conocer las repercusiones o efectos que pueden tener en otras oficinas, los procedimientos establecidos.
c.Indicar la segregación funcional de responsabilidad por ideas.
d.Describir las operaciones que conforman el proceso administrativo.

3.VENTAJAS DEL FLUJOGRAMA :
a.Agiliza la transcripción de los hechos y, elimina ó reduce las interferencias que pudieran surgir con el personal auditado.
b.Permite flexibilidad en la representación parcial de los aspectos que interesa el Auditor, especialmente e los análisis que desea efectuar.
c.Proporciona una visión general, rápida y completa del procedimiento representado.
d.Simplifica la labor de relevamiento del cuestionario de control interno, la racionalizar el uso del tiempo.
e.Muestra objetivamente el funcionamiento real y sistemático de todos los integranes del proceso administrativo, facilitando al mismo tiempo su lectura, la ubicación de los asuntos de interés, su análisis y examen integral.
f.Reemplaza en algunas oportunidades a las descripciones narrativas y a los cuestionarios, por ciertos defectos en la operatividad de los mismo. Cabe agregar que los procedimientos escritos en cuanto a su recorrido y al procesamiento de la documentación, son difíciles de entender por falta de continuidad secuencia en la descripción de los trámites.
g.Permite a los ejecutivos en general, ahorrar tiempo en lecturas y revisión de los papeles de trabajo, ya que les brinda una visión rápida y concreta del proceso operacional.
h.Permite el uso de símbolos convencionales, como una forma de comunicación.
j.Cualquier proceso simple o complejo puede ser descrito gráficamente.
k.Es un medio eficaz para sugerir recomendaciones, ideas nuevas, etc.
l.Permite aprobar los buenos controles y, ayuda a detectar rápidamente las áreas donde se ha omitido información, donde hay exceso de documentos, falta de control, trabajo innecesario, tiempos muertos, mala distribución de los bienes, esfuerzos inútiles, exceso de pasos en el proceso, procedimientos de trabajo duplicados, etc.
ll.La representación se hace en un espacio reducido.
m.Me adecuan mejor para la representación de procedimientos complejos.
n.Permite comparar fácilmente el proceso administrativo actual, y el que se ha propuesto, apreciándose con claridad los cambios a introducirse.

4.DESVENTAJAS DEL FLUJOGRAMA :
Estimo que estas desventajas son de forma y no de fondo; sin embargo debemos identificarlas :

a.Requiere entrenamiento del personal sobre el dominio de esta técnica.
b.Se necesita tiempo apreciable en su preparación.
c.Requiere atención cuidadosa para los detalles.
d.Aveces hay reacción del personal al cambio de métodos y costumbres irraigadas.
e.Se estima que hay limitado alcance de las técnicas de diagramación para representar la totalidad de situaciones que ocurren en una organización.
f.La gran cantidad de símbolos y la falta de claridad del mecanismo operacional representado, hace que la interpretación del flujograma sea difícil; es decir en ocasiones le falta simplicidad.
g.Aveces hay omisión de algunas operaciones en las representaciones que hace el cliente; para salvaguardanos de ésta deficiencia hay que hacer un examen de las transacciones diseñadas.
h.Los continuos cambios del proceso administrativo afectan las representaciones.

5.PREPARACION DE LOS FLUJOGRAMAS :
La Preparación de los Flujogramas comprende básicamente tres etapas :
a.Revisión Preliminar.
b.Preparación del Flujograma.
c.Inclusión de Información Suplementaria.

A continuación explicaremos el alcance de las etapas indicadas :

A.REVISION PRELIMINAR :
Los comentarios respecto a la Revisión Preliminar son los mismos que se indican en el capítulo correspondiente al de la primera fase del proceso de la Auditoría Administrativa, pero habría que aclarar lo siguiente, el Auditor debe estar satisfecho de la suficiencia y exactitud de la información obtenida, además debe tener un concepto preciso de las operaciones para que pueda preparar el Flujograma, en este sentido deberá hacer un diagnóstico de la situación, para cuyo efecto hará una descomposición del problema en sus fases o partes integrantes, las mismas que las indicará por escrito en un cuadro a base de columnas verticales para preparar un Flujograma en borrador, paralelamente a esta acción, proyectará más adelante, las soluciones a cada uno de los defectos encontrados, e inmediatamente preparará el Flujograma definitivo.

B.PREPARACION DE FLUJOGRAMA :
Antes de preparar el Flujograma en bueno tener en mente que, esta técnica es como un mapa de caminos, donde se puede apreciar que, todos ello tienen un comienzo y un final, lógicos. Sobre el particular es importante considerar los siguientes aspectos :
1.El Flujograma debe corresponde a un área o una actividad definida.
2.La dirección del Flujo operacional debe ser de izquierda a derecha.
3.Debe mantener una adecuada separación de las áreas o dependencias vinculadas al proceso.
4.Deberán identificarse los documentos originales y sus copias.
5.El contenido de los símbolos debe estar claro y conciso.
6.La representación del proceso debe ser secuencial ya sea que el Flujograma sea vertical u horizontal.
7.Deberá aplicarse el destino de los documentos ya sea que continúen en otra operación o se archiven.
8.Deberá indicarse en lo posible el número correlativo de la secuencia de las operaciones.
9.Las intercepciones de dos o más líneas del flujo, deben colocarse en la forma que muestra la figura correspondiente de la página de los símbolos que se indica más adelante.
10.Es recomendable indicar solamente, el departamento, oficina o dependencia donde se procesa la operación, pero no la persona que lo hace.
11.En lo posible se identificarán las áreas críticas utilizando para el efecto el símbolo correspondiente. Esto permite identificar el radio de acción donde se manifiestan las responsabilidades correspondientes.
12.Una vez que el Auditor termine de preparar el Flujograma, deberá presentarlo al Supervisor de auditoría para su revisión oportuna.
13.Los Flujogramas deberán mantenerse actualizados.

C.INCLUSION DE INFORMACION SUPLEMENTARIA :
La Información Suplementar como su nombre lo indica, es complementaria, adicional o ampliatoria a la estructura de los símbolos; es esencial para el entendimiento del proceso que está representando; además debe ser precisa y concisa.

6.LOS PROCEDIMIENTOS GRAFICOS :
Para llevar a cabo el procedimiento gráfico, hay que observar cierta secuencia de carácter general y de aplicación muy generalizada en esta clase de trabajos. Ellos son :

1.OBTENCION DE REGISTRO Y DATOS :
Antes de analizar un procedimiento hay que obtener de éste un "registro completo de datos y exponer con claridad el problema. Esto quiere decir que sobre la organización materia del análisis hay que saber :

*Qué se hace.
*Quién lo hace.
*La sucesión de los hechos del trabajo.
*Relación del trabajo que se lleva a cabo con otros similares en los diferentes departamentos, secciones o divisiones de la organización.

2.LA REPRESENTACION GRAFICA :
Una vez obtenida la información necesaria y para evitar una labor compleja que significaría obtener un registro voluminoso de datos, de estudio muy lento y complicado, ya que un problema de esta clase puede afectar a varias personas y dependencias a la vez, se ha establecido un método simplificado, que es el de representar gráficamente las relaciones de trabajo y para lo cual se utilizan los siguientes elementos o herramientas :

a.Signos o símbolos convencionales.
b.Hojas de proceso.
c.Diagrama de recorridos.
d.Cartas de distribución del trabajo.

A.SIGNOS O SIMBOLOS CONVENCIONALES :
Se usan en forma general los siguientes :
Para una Operación, cuando algo se cambia, se crea o se agrega. Se produce cuando un objeto es arreglado para otra operación, transporte, inspección o almacenamiento, también ocurre una OPERACION cuando se recibe información o cuando se planea o calcula algo:

Ejemplos de OPERACION son :

*Escritura de una carta a máquina.
*Embalaje de abastecimientos.
*Certificar el Correo o correspondencia.
*Para un TRANSPORTE, cuando se mueve algo de un sitio o otro excepto cuando tal movimiento es parte del paso de una operación o inspección.

Ejemplos de transporte son :
*Conducción de un oficio de un escritorio a otro.
*Embarque de abastecimiento a un depósito.
*Clasificar el correo o la correspondencia.
*Para un ESTACIONAMIENTO PROVISORIO, o Espera cuando las condiciones no permitan o requieren la realización inmediata de la próxima acción planeada, un símbolo de estacionamiento provisorio no debe ser usado cuando un objeto es cambiado, creado o agregado, aunque ninguna persona maneje el objeto por un período de tiempo.

Ejemplos de estacionamiento provisorios son :
*Separación de una línea de montaje.
*Retención de un objeto para preparar un embarque completo.
*Para un ESTACIONAMIENTO DEFINITIVO, o Almacenamiento que ocurre cuando algo permanece en un lugar protegido contra un movimiento no autorizado.

Ejemplos de estacionamiento definitivo son:
*La correspondencia en un archivo permanente.
*Los abastecimientos colocados en un almacén.
*Para una Inspección.

B.LA HOJA DE PROCESO :
Estas hojas constituyen la manera de recoger un proceso en forma resumida como medio de adquirir un reconocimiento mejor del mismo y poderlo mejorar; representan gráficamente las fases que se desarrollan durante la ejecución de un trabajo o de una serie de actividades. La hoja sigue la marcha de  cómo se desarrollan las actividades desde la iniciación mediante una operación, por el transporte, el estacionamiento y el estacionamiento definitivo, o sea el final de una acción o función.
El estudio cuidadoso de esta hoja de proceso dará una visión general del problema, una idea específica de la función y como resultado un nuevo método para mejorarlo; frecuentemente puede encontrarse la posibilidad de eliminar total o parcialmente una operación, cambiar otras, eliminar retrasos o por fin cambiar la estructura para un mejor desarrollo de la función o trabajo.
Cualquier persona de una Empresa puede hacer una hoja de proceso y obtener provecho de la misma; sería muy conveniente adoctrinar al personal que tiene funciones ejecutivas para que analice su organización y su trabajo a base de una hoja de proceso, pero cabe advertir en estos casos por qué la hoja de proceso, ella misma no da la solución al problema sino más bien ayuda a la persona para investigar un proceso mejor, ya que la hoja no indica cómo salvar ciertos espacios sino más bien dónde se encuentran ellos, los señala y alerta en aquellas fases en que el estacionamiento se realiza en tiempo y espacio. Una hoja de proceso está compuesta de las siguientes partes:
*Objeto de trabajo; fecha en que se realiza el trabajo; departamento donde se realiza el trabajo; quién hace el trabajo y de cuántas hojas está compuesta la hoja de procesos; pasos, distancia, tiempo y símbolos; descripción del proceso y resumen con método actual.

C.DIAGRAMA DE RECORRIDO :
Es la expresión gráfica que sirve para analizar la disposición de los elementos materiales y para mejorar las tareas relacionadas con esta disposición.
Los objetivos serán pues : mejorar la producción o servicio, prever la mejor comodidad física al mayor número de empleados y proveer la distancia más recta y corta en el proceso y recorrido de los trámites, documentos personales, etc. Confeccionar un Diagrama de Recorrido es conciliar un cierto número de factores; frecuentemente se complica debido a que varias tareas diferentes deben ser realizadas en la misma área de trabajo y con las mismas facilidades para cada una. Un Diagrama de Recorrido ideal es muy difícil un análisis sistemático y siempre que sea posible mediante la aplicación de los siguientes fundamentos :
*La circulación del trabajo debe seguir líneas rectas con un mínimum de retrocesos y cruces.
*Las personas que mantengan entre ellas contactos frecuentes deben estar cerca una de otras.
*Los archivos y gabinetes deben estar convenientemente ubicados cerca de las personas que más los usan.
*Los materiales excedentes tales como escritorios, gabinetes, herramientas o maquinarias deben ser eliminados para proveer espacio  para otros fines.
*La distribución del espacio debe estar de acuerdo con los requerimientos del trabajo, esto es el espacio mejor alumbrado y ventilado debe ser usado por las personas que tienen el trabajo más delicado y que requiere mayor atención y concentración.
*La ubicación del personal de empleados y funcionarios debe facilitar en cualquier momento una inspección o revisión de funciones.
*El arreglo debe estar adaptado al mantenimiento de precauciones, de protección y seguridad.
*El personal que usa el mismo equipo debe estar agrupado.
*El personal encargado de recibir visitas debe estar ubicado cerca de las entradas a las oficinas.
*La capacidad y características de los edificios deben estar de acuerdo con la cantidad de equipo que se van a necesitar.
El tamaño y tipo de Diagrama de Recorrido dependen del tamaño y complejidad del trabajo por analizar; la cantidad de detalles que Ud. ponga en cada diagrama es cuestión de juicio individual, pero siempre se recomienda hacer dos diagramas, uno para la situación actual antes de comenzar el trabajo y otro para el método que se propone; de esta manera se podrá hacer comparación y ver las ventajas que se obtienen.

7.SIMBOLOS UTILIZADOS EN LOS FLUJOGRAMAS :
Los Símbolos utilizados en los Flujogramas son convencionales, es decir su empleo está basado en acuerdos o en la aceptación o conformidad de quienes lo van a aplicar.
La experiencia en la preparación de Flujogramas nos indica, que los símbolos básicos no se adaptan a todas las circunstancias que puedan presentarse, este hecho ha motivado la creación de símbolos adicionales o especiales para completar la información de los procesos o sistemas, los mismos que se identificarán convenientemente.
A continuación se indican los Símbolos más comunes utilizados en la preparación de los Flujogramas.

8.SIMBOLOS MAS COMUNES UTILIZADOS EN LOS FLUJOGRAMAS:
INICIO O TERMINO :
Se utiliza generalmente para : Ubicar el lugar donde comienza el proceso administrativo o, al final del Flujograma para indicar que, éste continúa.

INICIO O FIN :
Se colocan al principio o al final de un proceso administrativo. Cuando van al final. Indican, finalización o interrupción del proceso. En su interior se coloca el nombre de la sección, departamento, etc. al que se refiere, o simplemente los términos Inicio y Fin.

OPERACION O PROCESO :
Indica cualquier operación ó acción en general relacionada con : La confección de un artículo, con la ejecución de una o más operaciones, con los cambios de forma, valor o ubicación de alguna información etc., ejemplo : El empleado distribuye la documentación, el planillero ensobra el jornal de los obreros; la mecanógrafa tipea el informe; el almacenero recepciona la mercadería.

CONTROL :
Indica toda acción respecto a inspección verificación, comprobación, chequeo, etc. El tipo de control se coloca dentro o al costado del símbolo.

DEMORA :
Representa cualquier detención operacional en términos de tiempo (horas días, semanas, etc).

DOCUMENTO :
Identifica cualquier clase de documento; el nombre, código y las características de los mismos, pueden colocarse tanto dentro como en la parte inferior, o a los costados del documentos; generalmente se anotan en forma abreviada. En idéntica forma pueden anotarse algunas características de control interno de la documentación.

Pueden representarse los siguientes documentos: Facturas, recibos, guías de remisión, notas de cargo y abono, memorándum, solicitud de empleo, certificados, estados de cuenta, comprobantes de diario, orden de compra, cheques, etc.

PREPARACION DE UN DOCUMENTO :
La marca oscura en el ángulo inferior derecho en un documento original o provisional, indica que, éstos tienen alguna característica o, anotación especial para los clientes, proveedores, empleados, etc.

DOCUMENTO PROVISIONAL :
Representa la emisión provisional de un documento, debido a que ésta sujeto a determinada condición.

COMUNICACION ELECTRONICA :
Representa la información trasmitida automáticamente de un lugar a otro (telecomunicaciones).

MATERIALES O MERCADERIAS :
Representan productos o mercaderías en general. Cuando se representan varios productos, pueden diferenciarse, pintando de colores, los lados.

9.FLUJOGRAMA SOBRE LA ADQUISICION DE MATERIALES :
1.El obrero prepara la nota de pedido de materiales (cemento, yeso, madera, fierro, etc) en original y tres copias; el original y las dos primeras copias los remite al almacén; y, él se queda con la tercera copia. En este pedido anota con precisión la cantidad de materiales que necesita, así como el lugar, y fecha de esa operación.
2.El almacenamiento recibe el original y las dos copias de la nota de pedido e inmediatamente confirma si hay stock suficiente para satisfacer el pedido, en caso afirmativo procede a entregar los materiales y se queda para el efecto con el original y, remite al mismo tiempo una copia al departamento de contabilidad y la otra a compras.
En caso de no haber stock suficiente, remite a compras el original y la primera copia de la nota de pedido; la segunda copia la archiva.

3.Compras al recibir la nota de pedido y la copia correspondiente, solicita cotizaciones de precios a, por lo menos cinco proveedores.
Una vez decidida la mejor oferta, se prepara la orden de compra en original y tres copias, las mismas que, una vez firmadas por el Gerente de ese departamento, se remiten como sigue: El original al proveedor, la primera copia al departamento de contabilidad, la segunda copia a almacenes y la tercera copia la archiva; enseguida anota en la primera copia de la nota de pedido, los datos referentes a la orden de compra y, la devuelve al obrero.
4.El proveedor recibe el original de la orden de compra, prepara los materiales y la factura correspondiente y los remite a la empresa en el lapso de una semana.
5.El Departamento de Contabilidad recibe copia de la orden de compra para llevar el control contable de las adquisiciones y, luego la archiva en espera de la llegada de la factura del proveedor.
6.Almacenes recibe copia valorizada de la orden de compra, con la cual recepcionará el material solicitado, para lo cual la archiva hasta ese momento.
7.El obrero recibe copia de su nota de pepido devuelta por compras, con la información correspondiente al  contenido de la orden compras; y, la archiva.

ANALISIS DE LA REPRESENTACION EFECTUADA :
*El pedido de materiales solamente tiene V B del Capataz, en algunas oportunidades; así mismo se apreció que no hay autorización de otros jefes.
*En la nota de pedido no se especifica la necesidad de la utilización de los materiales.
*La copia de la orden de compra que va a almacén, está valorizada.
 
COMENTARIO
*La elaboración de la Técnica del Flujograma, nos da un alcance sobre los actividades a las diferentes actividades que se realiza en una empresa. Su manera representativa es una manera gráfica; esto nos ahorroria mucho tiempo para el estudio de los procedimientos en el area que se este verificando dicha actividad.
*Creemos talvez que uno de sus puntos favorables es visualización de su recorrido ya que de esta manera podemos verificar su origen y llegar a su objetivo, pero en este trayecto es donde podemos darnos cuenta si es que hay problemas en los procedimientos ya se por duplicidad de actividades o recargo, entonces donde podríamos entrar a verificar y proponer mediante un nuevo diseño gráfico, la mejora de procedimientos, de esta manera se entenderá mejor el recorrido y sobre todo se ejecutarán las actividades con mayor rapidez.
*El flujograma ya que es una técnica gráfica es como un mapa en el cual podemos encontrar una mucha precisión la ejecución y identificar si es que lo hubiere algún problema, ya que nos muestra específicamente los transportes, inspecciones, descansos, almacenaje, ejecución de labores, etc., de manera que es un instrumento de revisión de los controles internos y entonces veremos que el auditor se vera favorecido, para el levantamiento y evaluación principalmente del control interno financiero - administrativo.
*Su expresión clara y fácil en el recorrido de la documentación podemos detectar las operaciones inútiles e irregulares y esto dará a conocer las repercusiones o efectos que se originan en otras oficinas.
*Podemos vernos beneficiados desde el punto de vista de que simplificaría la labor de trabajo en el levantamiento de cuestionario de control interno, al racionalizar el uso del tiempo. A su vez también es importante esta técnica porque nos permite apreciar, de que reemplaza en alguna oportunidad a las descripciones narrativas, por ciertos defectos en la operatividad de los mismos.
*Si comparamos los procedimientos escritos con la representación gráfica de los procedimientos, nos daremos cuenta que los procedimientos escritos en cuanto a su recorrido y al procedimiento de la documentación, son difíciles de entender por falta de continuidad secuencial en la descripción de los trámites; en cambio mediante esta técnica gráfica si podemos ver un seguimiento secuencial y un entendimiento visual mucho más rápido pero para esto es importante señalar también que para la lectura de esta representación gráfica, será necesario el entrenamiento del personal sobre el dominio de esta técnica.
*El Flujograma viene a ser la combinación de técnicas y arte para poder analizar las operaciones dentro de un proceso administrativo relacionado las labores de las personas, máquinas actividades, tareas, operaciones dentro de un sistema administrativo todo en conjunto vendría a ser instrumento como ayuda en la revisión de los controles.
*El flujograma es una técnica que se usa mediante símbolos convencionales como una forma de comunicación con el fin de simplificar la labor de relevamiento del cuestionario de control interno al reducir el uso del tiempo.
*Para preparar un flujograma se deberá hacer un diagnóstico del problema en sus fases correspondientes a un área para esto ser identificará lo documentos originales y sus copias, se indicará solamente el departamento, oficina o dependencia donde se procesa la operación, pero no la persona que lo hace. Una vez concluida el flujograma esto se presentará al superior de auditoría para una revisión más, todo flujograma realizado deberán ser actualizados.
*Cuando se realiza un flujograma se usan símbolos básicos que muchas veces no se adaptan a todos los circunstancias por tal que se han creado símbolos adicionales para terminar o completar la información. En conclusión vendría a ser un sistema de información desde su inicio hasta llegar aún objetivo es decir para captar el flujo informativo o etapas más importantes dentro de un sistema.
 

 


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