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LA IMPORTANCIA DE LA CONCILIACION BANCARIA COMO MECANISMO DE CONTROL


1. Caja y Bancos

El saldo de caja y bancos aún cuando puede no ser significativo al cierre de cada período por las cuentas que lo integran involucra movimientos relevantes puesto que tiene una estrecha relación con: (i) Fuentes de ingreso u obtención de fondos y (ii) Egresos de fondos o desembolsos.

Tan cierto es lo expresado que en el TUO del Código Tributario, se ha dispuesto presunciones para determinar la obligación tributaria en función al rubro Caja y Bancos, claro está en tanto se haya establecido la procedencia de su aplicación. En efecto el artículo 71º establece la Presunción de ventas o ingresos omitidos por diferencias en cuentas abiertas en Empresas del Sistema Financiero; mientras que en el artículo 72º-A se ha establecido la presunción de ventas o ingresos omitidos por la existencia de saldos negativos en el flujo de ingresos y egresos de efectivo y/o cuentas bancarias.


2. Control de Bancos

La apertura de cuentas en el Sistema Financiero, debido a su naturaleza de liquidez, certeza, efectividad y porque permite un mejor control del dinero constituye un procedimiento normal y habitual en toda empresa.

Así en la mayoría de empresas se adopta como sistema de control que todo cobro y todo pago deba realizarse a través del Sistema Financiero, incluso el pago de remuneraciones, a excepción de las partidas pequeñas para las cuales existe un fondo fijo de caja.

Inclusive para efectos tributarios, a partir del año 2004 se ha dispuesto una regulación específica cuando se efectúen pagos de obligaciones en efectivo y que corresponde al uso de medios de pago - “Bancarización” (1). Desde el ejercicio 2008, los parámetros a partir de los cuales resulta obligatorio su uso, corresponden a S/. 3,500 o US$ 1,000.


3. Importancia de la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria constituye un mecanismo de control que permite sustentar las razones de las diferencias entre el saldo que se muestra en el Estado de Cuenta Bancario y el saldo que resulta según libros contables. Resulta aconsejable que se elabore al cierre de cada mes.

Asimismo, permite verificar que se haya realizado una adecuada anotación de los cobros y pagos efectuados durante un período, así como gastos vinculados y que los importes que se consignan en el extracto bancario como en la contabilidad sean los correctos.

Debe observarse como una directiva de control interno que la Conciliación Bancaria no sea elaborada por el (los) encargado(s) de efectuar los pagos y cobros en la entidad. Además, la revisión y aprobación debe realizarla una persona con responsabilidad en la entidad y encontrarse firmada por quien la elabora como por el funcionario que la ha revisado.

4. Diferencias frecuentes entre el saldo en libros y el saldo en bancos
• Depósitos en tránsito: Son los depósitos que realizo la empresa pero que el banco aun no lo considera.

• Cheques pendientes de cobro: Son cheques girados a otras personas, quienes aun no han presentado al banco el título valor para su cobro. Por tal razón, el banco no lo ha reconocido.
Lo señalado precedentemente nos obliga a referir cuándo se reputa pagado un cheque. Pues bien, desde la perspectiva jurídica el cheque es un título valor y que califica como orden de pago, esto es, se entrega para su pago (pro solvendo), no es un instrumento de crédito (como lo sería un pagaré).

Ahora bien, como correlato a lo anterior, el artículo 1233º del Código Civil prescribe que la entrega de títulos valores que constituyen órdenes (…) de pago, solo extinguirán la obligación primitiva (léase la deuda), cuando hubiesen sido pagados (…).

Nótese pues que, el efecto extintivo del pago se configurará cuando en estricto se produzca el pago de tal título valor por el obligado.

Sin perjuicio de lo anterior, y bajo una óptica de práctica comercial, consideramos que el cheque al tratarse de una orden de pago cuando se produzca su entrega al beneficiado (acreedor) se reputará como “puesta a disposición” y por ende como pago. Debemos entender por “puesta a disposición” aquella situación en virtud de la cual puede aludirse al “cumplimiento de una contraprestación”. De igual forma, en el caso que una empresa cuente con la política de mantener los cheques en su poder a fin de que sean recabados por el beneficiario, previa comunicación a éste, cuando ello ocurra, se entenderá que dichos cheques están “puestos a disposición” y por ende se habrían de reputar pagados en dicha oportunidad y no cuando efectivamente lo recabe el acreedor.

• Cargos por servicios bancarios: Este supuesto corresponde al cargo en cuenta corriente que realiza el banco por el cobro de sus servicios de procesos, por las transacciones de los clientes. Aquí la diferencia surgiría si difiere la oportunidad en que la empresa reconoce el gasto frente al momento en que el Banco efectúa el cargo respectivo.

Los gastos por mantenimiento, portes y transferencias de cuentas que cobra el banco deben registrarse en la cuenta 63. Servicios prestados por terceros, divisionaria específica.
• Cheques sin fondos: Este supuesto se produce cuando se reciben cheques sin fondos suficientes. Aquí surge la diferencia porque la empresa al recibir el cheque registra la cobranza, no obstante el banco no registra ningún abono en cuenta

• Cheques Diferidos: La Ley de Títulos Valores, Ley Nº 27287, en su artículo 189º establece que el Cheque Diferido es una Orden de Pago, girado a cargo de un banco, bajo condición para su pago de que transcurra el plazo señalado en el mismo título. En este supuesto, la diferencia con el banco surgiría bajo dos supuestos: (i) Si la empresa registra el cobro o pago en la fecha de emisión del cheque y (ii) Si en la fecha en que el cheque debe ser cobrado no se produce ello, surgiendo en este caso el supuesto de cheques pendientes de cobro.

De las diferencias antes referidas, procede indicar que solamente las dos primeras (Depósitos en tránsito y cheques pendientes de cobro) corresponden a partidas conciliatorias, es decir que no requieren un ajuste contable en el mes en que surgen, por lo cual no modifican el saldo contable de la cuenta corriente materia de conciliación.
Por el contrario, los demás supuestos referidos (cargos por servicios bancarios, cheques sin fondos, cheques diferidos registrados en la fecha de emisión y errores en los libros contables) sí implican un ajuste en el registro de las operaciones en el mes en que se producen debido a que se ha producido una omisión o error en el reconocimiento de las transacciones, por lo cual se debe modificar el saldo contable de la cuenta corriente de un período o mes específico.


Fuente:
Informativo Caballero Bustamante. Revista de Asesoría Especializada.