REGISTRO DE COMPRAS PDF Imprimir E-mail
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MiƩrcoles, 06 de Julio de 2011 10:13

REGISTRO DE COMPRAS
El Registro de Compras es un registro auxiliar obligatorio, el cual sirve para anotar los comprobantes de pago que sustentan las adquisiciones gravadas y/o no gravadas que ha realizado la empresa, así como las notas de crédito y débito recibidas. Asimismo dicho registro sirve para acreditar el crédito fiscal del mes que tiene derecho a utilizar la empresa.

Sujetos obligados a llevar el Registro de Compras
Los contribuyentes del impuesto se encuentran obligados a llevar el Registro de Compras, según lo establece el artículo 37º del TUO de la Ley del IGV e ISC. Al respecto, cabe indicar que califican como sujetos del impuesto en calidad de contribuyentes, las personas naturales, las personas jurídicas, las sociedades conyugales que ejerzan la opción sobre atribución de rentas, sucesiones indivisas, sociedades irregulares, patrimonios fideicometidos de sociedades titulizadoras, los fondos mutuos de inversión en valores, los fondos de inversión, la comunidad de bienes y los consorcios, joint ventures u otras formas de contratos de colaboración empresarial que lleven contabilidad independiente, que realicen operaciones que se encuentren dentro del ámbito de aplicación del IGV, aún cuando dichas operaciones estén gravadas o exoneradas.

Sistema de llevado del Registro de Compras
El Registro de Compras puede ser llevado a través del sistema computarizado o bien en forma manual, ello independientemente del sistema en que la empresa este llevando sus libros de contabilidad principales. Es del caso indicar, que la forma en que se lleva el Registro de Compras, no determina la forma del llevado del sistema de contabilidad (manual o computarizado).

Legalización del Registro de Compras
El procedimiento para la legalización del Registro de Compras es el mismo que se sigue para la legalización del Registro de Ventas o cualquier otro libro o registro que contenga información relacionada a aspectos tributarios. Dicho procedimiento se encuentra regulado por la Resolución de Superintendencia Nº 132-2001/SUNAT publicada el 24.11.2001.

Plazo de conservación del Registro de Compras
El Registro de Compras como ya lo hemos señalado anteriormente constituye un registro auxiliar obligatorio, por lo cual, el mismo debe ser conservado por parte de los contribuyentes dentro del período mínimo de cinco años que establece la Ley Nº 25988, modificada por la Ley Nº 27029, y considerando además los plazos de prescripción de tributos contemplados en los artículos 43º y 44º del TUO del Código Tributario.

Procedimiento en caso de pérdida, desaparición o destrucción del Registro de Compras
El procedimiento que se debe seguir en caso de pérdida, desaparición o destrucción del Registro de Compras es el que se encuentra contemplado en la Resolución de Superintendencia Nº 106-99/SUNAT.
Consideraciones específicas con relación a la elaboración del registro de compras.
Comprobantes de pago que deben registrarse
Los comprobantes de pago que deberán registrarse son todos aquellos considerados como tales por el Reglamento de Comprobantes de Pago, que sustenten las adquisiciones realizadas por la empresa y que además hayan sido emitidos conforme a lo establecido en dicha norma legal, de acuerdo con las consideraciones que a continuación se exponen:
1. Facturas.
2. Tickets emitidos por máquinas registradoras que otorgan derecho a crédito fiscal.
3. Boletas de Venta o Tickets emitidos por máquinas registradoras que no otorgan derecho al crédito fiscal (sólo en el caso de adquisiciones no gravadas o adquisiciones gravadas destinadas a operaciones no gravadas) (*) .
4. Recibos por Honorarios.
5. Liquidaciones de Compra.
6. Documentos autorizados (nums. 6.1 y 6.2 del artículo 4º del Reglamento de Comprobantes de Pago).

Asimismo, se deberán anotar las notas de crédito y notas de débito recibidas, que tengan como efecto anular, reducir o aumentar el valor de las operaciones previamente realizadas. No obstante lo anterior, debe quedar claro que no sólo serán los comprobantes de pago y los documentos que los modifiquen los que se anotarán puesto que podrán registrarse también los documentos donde conste el pago del tributo como la DUA (en una importación), la boleta de pago (utilización de servicios de no domiciliados) para el caso de importaciones los documentos que modifiquen el valor de las operaciones consignadas en la DUA, deberán considerarse también.

Requisitos mínimos que debe contener el Registro de Compras
El literal II del numeral 1 del artículo 10º del  Reglamento de la Ley del IGV señala cuáles son los requisitos mínimos que deberá contener el Registro de Compras. Un aspecto importante a considerar con relación a dichos requisitos es que éstos constituyen requisitos constitutivos del referido registro, ya que la no observancia de alguno de ellos podría implicar la inexistencia del mismo. Sobre este punto, el Tribunal Fiscal mediante RTF Nº 1109-1-96 ha establecido el criterio que en el caso específico del Registro de Ventas, debe cumplirse con los requisitos mínimos señalados por el artículo 10º numeral 1 del Reglamento de la Ley del IGV, para considerarse como tal.

Consecuentemente, aplicando en forma analógica dicho criterio al Registro de Compras al que se refiere también el aludido artículo 10º podemos concluir que tales requisitos son constitutivos. Los referidos requisitos son los siguientes:
a.  Fecha de emisión del comprobante de pago, fecha de pago del impuesto retenido en el caso de liquidaciones de compra o la fecha de pago del impuesto que grave la importación de bienes o utilización de servicios prestados por no domiciliados, según corresponda.
b.  Tipo de documento, de acuerdo a la codificación que apruebe la SUNAT.
c.  Serie del comprobante de pago.
d.  Número del comprobante de pago o número de orden del formulario donde conste el pago del impuesto tratándose de liquidaciones de compra o utilización de servicios prestados por no domiciliados, número de la Declaración Única de Importación o; en los casos en que no se emita tal documento, liquidación de cobranza u otros documentos emitidos por ADUANAS que acrediten el pago del impuesto que grave la importación.
e.  Número del RUC del proveedor, cuando corresponda.
f.  Nombre, razón social o denominación del proveedor.
g.  Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por estar destinadas únicamente a operaciones gravadas y/o de exportación.
h.  Base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación por estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas en forma conjunta.
i.  Base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación.
j.  Valor de las adquisiciones no gravadas.
k. Monto del Impuesto Selectivo al Consumo, en los casos en que el sujeto pueda utilizarlo como deducción de pago.
l.  Monto del impuesto correspondiente a la base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación por estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación únicamente.
ll.  Monto del Impuesto correspondiente a la base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación por estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación y a operaciones no gravadas en forma conjunta.
m.  Monto del impuesto correspondiente a la base imponible de las adquisiciones gravadas que no dan derecho al crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación por no estar destinadas a operaciones gravadas y/o de exportación.
n.  Otros tributos y cargos que no formen parte de la base imponible.
o.  Importe total de las adquisiciones según comprobante de pago.
p.  Número de comprobante de pago emitido por el sujeto no domiciliado en la utilización de servicios o adquisiciones de intangibles provenientes del exterior cuando corresponda. En este caso se deberá registrar la base imponible correspondiente al monto del impuesto pagado.

Adicionalmente a los requisitos antes señalados, en el caso de la anotación de las notas de crédito y/o notas de débito recibidas, así como de los documentos que modifican el valor de las operaciones consignadas en las Declaraciones Unicas de Importación, deberá incluirse los datos referentes al tipo, serie y número del comprobante de pago respecto del cual se emitió la nota de débito o crédito, cuando corresponda a un solo comprobante de pago.

Anotación de las Operaciones
Luego de haber señalado los requisitos mínimos que debe contener el Registro de Compras, pasaremos a ver los aspectos a considerar para el llenado de dicho registro.
a.  Como bien sabemos en el Registro de Compras deben anotarse principalmente los comprobantes de pago recibidos por la empresa como sustento de las adquisiciones efectuadas o prestaciones recibidas, ya sea, que se consideren costo y/o gasto, incluso deben registrarse aquellos comprobantes de pago por adquisiciones realizadas por la empresa ajenas al giro del negocio, en el entendido obviamente que ellas no otorgan derecho al crédito fiscal.
b.  La forma adecuada de registrar dichos comprobantes de pago será en función primero al hecho si está gravada o no y luego, de encontrarse gravada, al destino que se vaya a dar a la adquisición y de acuerdo con el cumplimiento de los requisitos sustanciales y formales para la aplicación del IGV.

Es decir, la anotación en el Registro de Compras requiere de un análisis previo de la adquisición, esta verificación es sumamente importante porque dependerá de la misma, la anotación o no de algunos comprobantes de pago en dicho registro. Respecto a este análisis podemos señalar que comprenderá lo siguiente:
1. Dado que el Registro de Compras sirve de sustento para la determinación del crédito fiscal se deberá verificar el cumplimiento de los requisitos sustanciales y formales que otorgan y permiten ejercer tal derecho. Dichos requisitos se encuentran contemplados en los artículos 18º y 19º del TUO de la Ley del IGV.
2. Para determinar en que columna del Registro de Compras se deberá anotar la adquisición, debemos analizar cuál es el destino de la misma, por ejemplo, en el caso que la empresa realice operaciones gravadas y no gravadas, y haya efectuado una adquisición que sea común a ambas operaciones, la misma deberá ser anotada en la columna correspondiente a la base imponible de las adquisiciones gravadas que dan derecho a crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación destinadas a operaciones gravadas y a operaciones no gravadas en forma conjunta.
3. Respecto del requisito formal contemplado en el literal a) del artículo 19º referido a que el IGV se encuentre consignado por separado en el comprobante de pago, debemos indicar que el incumplimiento original de dicho requisito no origina necesariamente que el comprobante de pago que sustenta la adquisición no sea anotado en el Registro de Compras, puesto que dicha situación en algunos casos puede ser subsanada, no invalidándose por ende el derecho al uso del crédito fiscal, el cual podría aplicarse a partir del mes en que se efectúe tal subsanación, de acuerdo con lo que dispone el segundo párrafo del referido artículo. En el caso que no se haya discriminado el IGV en la emisión de una factura, y ya no resulte posible su anulación podría subsanarse a través de la emisión de una nota de débito; en este supuesto ambos documentos se anotarían en el mes de la subsanación.
4. Una adquisición gravada que se encuentra destinada a una operación gravada y/o de exportación, deberá anotarse en el Registro de Compras, en la medida que además del supuesto antes mencionado (discriminación del IGV) cumpla también con el requisito formal contemplado en el inciso b) del artículo 19º del TUO de la Ley del IGV, el cual señala que los comprobantes de pago hayan sido emitidos de conformidad con las disposiciones contenidas en el Reglamento de Comprobantes de Pago.

Vale decir, en estricta aplicación de los aspectos formales si una adquisición gravada que otorga derecho al crédito fiscal y/o saldo a favor del exportador por encontrarse destinada a una operación gravada y/o de exportación se encuentra amparada en un comprobante de pago que no cumple con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago, por ejemplo, cuando se ha omitido consignar el Nº de RUC del adquirente o, el comprobante de pago emitido no permite ejercer el derecho al crédito fiscal, como en el caso de las Boletas de Venta no deberá anotarse en el Registro de Compras dicha adquisición, ello debido a que no cumple con uno de los requisitos que permiten ejercer dicho derecho por lo que no se podrá hacer uso del mismo aún cuando si se cumplan los requisitos sustanciales establecidos en el artículo 18º de la Ley del IGV.

Además, debemos tener en consideración que en este caso dicha adquisición no deberá ser anotada en la columna correspondiente a la base imponible de adquisiciones que no otorgan derecho al crédito fiscal, puesto que en esta columna solo se anotarán las adquisiciones que no dan derecho al crédito fiscal y/o saldo a favor por exportación, al estar destinadas a operaciones no gravadas o en todo caso a operaciones ajenas al giro del negocio, es decir las adquisiciones que no cumplen con los requisitos sustanciales del crédito fiscal contemplados en el artículo 18º de la Ley del IGV.

Este tratamiento es igualmente aplicable a las adquisiciones gravadas que dan derecho al crédito fiscal y/o saldo a favor del exportador por estar destinadas a operaciones gravadas y no gravadas en forma conjunta, que se encuentren amparadas en comprobantes de pago que no cumplen con los requisitos establecidos en el Reglamento de Comprobantes de Pago.

Las adquisiciones que no deberán ser anotadas en el Registro de Compras según lo antes expuesto se registrarán directamente por el libro caja o libro diario.

c.  A efectos de determinar el crédito fiscal del mes, las operaciones deberán ser anotadas en el mes en que éstas se realicen, así como las modificaciones al valor de las mismas. No obstante, dicha regla tiene las siguientes excepciones:
 Las adquisiciones podrán ser anotadas en el Registro de Compras dentro de los cuatro períodos tributarios computados a partir del primer día del mes siguiente de la fecha de emisión del documento que corresponda, claro está que procederá dicha anotación en la medida que los documentos respectivos hayan sido recibidos con retraso. Vencido este plazo, el adquirente que no haya podido utilizar el crédito fiscal como tal, deberá contabilizar el mismo como costo o gasto para efectos del Impuesto a la Renta.
 Los documentos emitidos por ADUANAS, las liquidaciones de compra y aquellos que sustentan la utilización de servicios, deberán anotarse a partir de la fecha en que se efectuó el pago del impuesto.
 En el caso de los servicios de suministro de energía eléctrica, agua potable, y servicios finales telefónicos, telex y telegráficos; el crédito fiscal podrá aplicarse al vencimiento del plazo para el pago del servicio o en la fecha de pago, lo que ocurra primero, según lo establece el artículo 21º de la Ley del IGV. En ese sentido, los recibos por los servicios públicos antes señalados deberá ser anotados en la oportunidad en que se pueda utilizar el crédito fiscal, vale decir en la fecha de vencimiento o en la fecha de pago, lo primero que se produzca.
 

En estos casos, cabe indicar que si el adquirente pierde el derecho al crédito fiscal por no haber efectuado la anotación del comprobante de pago en el Registro de Compras dentro del plazo establecido, el referido comprobante deberá ser registrado a través del libro diario o del libro caja, es decir, al igual que lo señalado en el literal anterior, dichos comprobantes de pago no deberán ser anotados en el Registro de Compras.

d.  Los sujetos del IGV que lleven en forma manual su Registro de Compras pueden optar por registrar un resumen diario de aquellas operaciones que no otorguen derecho a crédito fiscal que deban ser anotadas en su Registro de Compras, en cuyo caso deberán hacer referencia a los documentos que acrediten las operaciones, siempre que lleven un sistema de control con el que se pueda efectuar la verificación individual de cada documento.

Asimismo, los sujetos que utilicen sistemas mecanizados o computarizados de contabilidad podrán anotar el total de las operaciones diarias que no otorguen derecho al crédito fiscal, en forma consolidada en los libros auxiliares, siempre que en el sistema de enlace se mantenga la información requerida y se pueda efectuar la verificación individual de cada documento, según lo establece los numerales 3.3 y 3.4 del artículo 10º del Reglamento de la Ley del IGV.

e.  El Registro de Compras deberá ser totalizado por cada columna al final de cada página, para tal efecto, se indicará al final de las páginas los totales correspondientes a cada columna precedida de la palabra "VAN", los mismos que deberán ser arrastrados en la primera línea de la página siguiente precedidos en este caso de la palabra "VIENEN".
f.  Finalmente, las adquisiciones se deberán clasificar por tipo de documento, al final de las cuales se deberán consignar los subtotales respectivos a las columnas por cada tipo de documento y al final el total del Registro de Compras por cada columna.

Anulación, Reducción o Aumento en el valor de las operaciones.
Los ajustes que tengan como efecto anular, reducir, o aumentar parcial o totalmente el valor de las operaciones y por ende el crédito fiscal deberá ser anotado en el Registro de Compras, a efectos de determinar el crédito fiscal del período que tiene derecho a utilizar la empresa.

Asimismo, cabe indicar que las modificaciones al valor de las adquisiciones no gravadas así como de las adquisiciones que no otorgan derecho a crédito fiscal por el incumplimiento de algún requisito sustancial del crédito fiscal, deben ser anotadas en el Registro de Compras, al igual que la operación que modifican, aún cuando ello no tenga incidencia alguna respecto del crédito fiscal del mes.

Respecto a este punto debe considerarse los casos establecidos en el artículo 27º del TUO de la Ley del IGV e ISC en los cuáles se producen deducciones del crédito fiscal, tal como detallamos a continuación:
1. El impuesto bruto correspondiente al importe de los descuentos que el sujeto hubiera obtenido con posterioridad a la emisión del comprobante de pago que respalde la adquisición que origina dicho crédito fiscal, presumiéndose sin admitir prueba en contrario que los descuentos operan en proporción a la base imponible consignada en el citado documento.
2. El impuesto bruto correspondiente a la parte proporcional del valor de venta de los bienes que el sujeto hubiera devuelto o de la retribución del servicio no realizado.
3. El exceso del impuesto bruto consignado en los comprobantes de pago correspondientes a las adquisiciones que originan dicho crédito fiscal

Con relación a dichos supuestos, así como a otros que puedan producirse, cabe indicar que según lo dispone el numeral 4 del artículo 10º del Reglamento de la Ley del IGV, las modificaciones al valor de las operaciones tendrán validez en la medida que se encuentren respaldadas en los documentos siguientes:

a)  Notas de crédito y débito, cuando se emitan respecto de operaciones respaldadas con comprobantes de pago.
b)  Liquidaciones de cobranza u otros documentos autorizados por ADUANAS, cuando se emitan respecto de operaciones de importación.

Plazo máximo de atraso
El plazo máximo con el que se cuenta para anotar las operaciones en el Registro de Compras es el establecido en la Resolución de Superintendencia Nº 078-98/SUNAT publicada el 20.08.98, norma que establece los plazos máximos de atraso con que los deudores tributarios pueden llevar los libros de contabilidad u otros registros.

Al respecto, el numeral 2 del artículo 1º de dicha norma establece que el Registro de Compras no podrá tener un atraso mayor al de diez días hábiles para el registro de sus operaciones.

Cabe precisar que el cómputo del referido plazo será contado desde el primer día hábil del mes siguiente al de la fecha de recepción del comprobante de pago respectivo, y no del correspondiente a la fecha de su emisión, ello en el entendido que no siempre los comprobantes de pago por las adquisiciones efectuadas se reciben dentro del mes de su emisión o dentro del plazo de los diez primeros días hábiles del mes siguiente a su emisión.

Régimen de Retenciones
Como se recordará a través de la Resolución de Superintendencia Nº 037-2002/ SUNAT publicada el 19.04.2002 se aprobó el Régimen de Retenciones del IGV, norma que establecía en su artículo 12º que el Agente de Retención debía abrir una columna en su Registro de Compras, en la que marcará:
1. Los comprobantes de pago correspondientes a operaciones que se encuentran sujetas a retención, y
2. Las notas de débito, y notas de crédito que modifican los comprobantes de pago correspondientes a operaciones que se encuentran sujetas a retención.
Posteriormente, dicha obligación quedó sin efecto, dado que a través de la Resolución de Superintendencia Nº 050-2002/SUNAT publicada el 18.05.2002, se modificó el referido articulo 12º señalándose que "el Agente de Retención podrá abrir una columna en el Registro de Compras, en la que marcará....".

En ese sentido, queda a opción del Agente de Retención la apertura de dicha columna adicional en su Registro de Compras, considerando además que no necesariamente en el momento de la anotación del comprobante de pago en dicho registro podrá marcar en la misma todos los comprobantes de pago sujetos a retención, ello debido a que tratándose de comprobantes de pago que no superan el importe de S/. 700, el Agente de Retención no podrá determinar si respecto del mismo efectuará la retención o no del IGV, puesto que esto dependerá de la forma de pago de estos comprobantes, por ejemplo, si un comprobante de pago emitido por el importe total de S/. 500, es pagado en forma independiente, es decir el pago no supera los S/. 700, la operación no se encontrará comprendida dentro del Régimen de Retenciones, por el contrario, si el mismo comprobante de pago fuera cancelado conjuntamente con otro comprobante emitido por el importe total de S/. 300, bajo la posición de la SUNAT, ambos estarán sujetos a la retención del IGV al haber superado el importe del pago la suma de S/. 700, sin embargo ello recién ha sido determinado en el momento del pago de los comprobantes, lo cual bien puede ocurrir posteriormente al cierre del Registro de Compras del mes correspondiente a la anotación de los referidos comprobantes.

Fuente: Informativo Caballero Bustamante. Revista de actualidad empresarial.